Wie lange muss man welche Dokumente aufbewahren?

Dass man manche Dokumente aufbewahren muss, ist klar. Aber wie sind eigentlich die Fristen und was kann ich wann ausmisten? Genau dieser Frage nimmt sich unser heutiger Blogbeitrag in aller Ausführlichkeit an.

Kassenzettel, Steuerbescheide, Versicherungsunterlagen – sie stapeln sich oder füllen über die Jahre etliche Ordner. Vor dem Ausmisten muss klar sein, welche Dokumente ich wie lange aufbewahren muss.

Dokumente aufbewahren: Wann kann das Ausmisten beginnen?

Von der Geburtsurkunde bis zum Rentenbescheid – im Laufe eines Lebens sammelt sich einiges an Papier an. Nicht alles muss man ein Leben lang aufbewahren. Doch persönliche Dokumente wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, Schul- und Arbeitszeugnisse sowie Ausweise haben dauerhaft einen festen Platz verdient. Bei allen anderen Unterlagen regeln Vertragslaufzeiten, Verjährungsfristen oder gesetzliche Vorschriften das Ablaufdatum.

Echte Aufbewahrungspflichten gibt es für Privatpersonen nur in zwei Fällen:

• Mieter oder Eigentümer, die Handwerker mit Arbeiten an Haus oder Wohnung beauftragen, müssen deren Rechnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
• Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr einnimmt, ist verpflichtet, alle Belege sechs Jahre lang zu archivieren.

Dokumente aufbewahren: Das gilt bei den Steuerunterlagen

Eine Kopie der Steuererklärung sollten Steuerzahler in jedem Fall bis zum Erhalt des Steuerbescheids behalten. Gleiches gilt für Belege wie Quittungen für Büromaterial, Kassenzettel aus der Apotheke oder Spendenbescheinigungen, die bei der Steuer eingereicht wurden. Den Bescheid kann das Finanzamt grundsätzlich noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern. Deshalb gilt der Rat, die Unterlagen auch so lange aufzubewahren.

Rentenunterlagen ausmisten – wie sind die Aufbewahrungsfristen?

Für die Kontenklärung bei der Deutschen Rentenversicherung benötigt man Ausbildungs- und Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Sie sollten mindestens bis zur Rente nicht in den Schredder. Auch die jährliche Renteninformation sollte man beiseite legen, um Differenzen nachvollziehen und klären zu können.

Verträge aufbewahren – aber wie lange?

Versicherungsordner platzen schnell aus allen Nähten. Ist eine Police abgelaufen, kann der ganze Vorgang entsorgt werden – zumindest im Fall von Hausrat, Haftpflicht oder Rechtsschutz. Bei Renten- oder Lebensversicherungen hingegen ist es möglich, dass Unterlagen später bei steuer- oder erbrechtlichen Vorgängen noch wichtig werden, weshalb sie lebenslang abgelegt bleiben sollten.

Und grundsätzlich gilt für alle Verträge: Solange sie noch Gültigkeit besitzen, sollten man sie auch entsprechend aufbewahren.

Bankunterlagen: Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Auch die Unterlagen zu Bank- und Fondssparplänen sollte man während der Laufzeit ablegen. Das letzte Schriftstück überdies über den Vertragsabschluss darüber hinaus.

Für Kontoauszüge gibt es keine rechtliche Regelung. Sie können aber als Beleg für unterschiedlichste Dinge dienen. Empfohlen wird daher, Kontoauszüge mindestens drei Jahre zu archivieren.

Rechnungen aufbewahren – welche Fristen gelten?

Wie oben beschrieben müssen Rechnungen von Handwerkern und anderen Dienstleistern zwei Jahre aufbewahrt werden. Kassenzettel sollte man 28 Monate ablegen. So lange greift nämlich die Gewährleistungspflicht.

Ist die Garantiezeit derweil länger, empfiehlt es sich, den Bon entsprechend lange nicht zu entsorgen.

Dokumente aufbewahren: Alle Fristen in der praktischen Übersicht

• Ein Leben lang: Persönliche Dokumente wie Familienbuch, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Führerschein, Personalausweis, Gesundheitsunterlagen wie Röntgenbilder und Arztgutachten
• Mindestens bis zur Rente: Dokumente, die den beruflichen Werdegang dokumentieren wie Schul-, Uni-, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung, Dokumentationen von Krankenkassen
• Die gesamte Laufzeit: Versicherungsunterlagen und solche für Finanz- und Vorsorgeprodukte wie Sparverträge, Sparpläne, Kreditverträge
• Die gesamte Gebrauchsdauer: Nachweise für Hausratversicherung wie Belege über Möbel, Elektronik etc.
• Bis zum Verkauf der Immobilie: Unterlagen zum Eigenheim
• Mindestens vier Jahre nach Erhalt des Steuerbescheids: Steuerunterlagen
• Solange die Garantie läuft, mindestens aber 28 Monate: Kaufbelege, bei elektronischen Geräten mit der Update-Pflicht seit 2022 drei Jahre
• Mindestens zwei Jahre: Handwerkerrechnungen

Übrigens zeigt Stiftung Warentest mithilfe eines Ampelsystems, welche Unterlagen im Detail wie lange und wofür aufgehoben werden sollten, ob eine Kopie reicht und wo man beispielsweise Ersatz erhält.

So organisieren Sie sich eine passende Ablage

Experten raten, die Unterlagen einerseits nach Bereichen wie Haus, Finanzen, Beruf, Rente etc. und andererseits bei der Steuer nach Jahren zu sortieren. Technikaffine können (zusätzlich) alle Unterlagen einscannen und eine elektronische Ablage auf dem PC oder in einer Cloud nutzen.

Dabei sollte man Anbieter wählen, bei denen deutsches oder europäisches Recht gilt. Bei der Sparkasse Koblenz bieten wir hierfür beispielsweise das Produkt S-Trust an, mit dem Sie alle wichtigen Daten überdies überall dabei haben. Dabei können Sie sich unter dem folgenden Link kostenlos dafür registrieren: Anmeldung zu S-Trust

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Veröffentlicht am 19. Mai 2023