Alles Wissenswerte rund um die Nebenkostenabrechnung

Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt in vielen Haushalten für Stirnrunzeln und nicht selten auch für negative Überraschungen. Doch was genau darf der Vermieter eigentlich abrechnen? Welche Rechte haben Mieter, wenn etwas nicht plausibel erscheint? Und wie können Vermieter sicherstellen, dass ihre Abrechnung formal korrekt und nachvollziehbar ist?

Im vorliegenden Blogbeitrag liefern wir einen kompakten Überblick über die wichtigsten Punkte rund um die Erstellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung. Für Mieter und für Vermieter.

Warum jeder seine Nebenkostenabrechnung prüfen sollten

Die jährliche Betriebskostenabrechnung des Vermieters kann fehlerhaft sein. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick. Mieter sind dabei nur zur Zahlung verpflichtet, wenn eine Betriebskostenvorauszahlung im Mietvertrag vereinbart ist. Ausgenommen sind Heizkosten, die stets verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Welche Kosten gehören in die Nebenkostenabrechnung

Zulässig sind wiederkehrende laufende Kosten wie:

• Heizung, Warm- und Kaltwasser
• Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung
• Grundsteuer
• Hausmeister, Gartenpflege, Treppenhausreinigung
• Gebäudeversicherung, Wartungskosten

Nicht enthalten sein dürfen beispielsweise einmalige Instandsetzungen und Verwaltungskosten wie Telefon oder Porto. Diese sind vom Mieter nicht zu tragen.

Fristen & Pflichtangaben: Was auf Ihrer Nebenkostenabrechnung stehen sollte

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen. Fehlende Kosten dürfen anschließend nicht mehr nachgefordert werden.

Mindestens enthalten sein müssen:

1. Abrechnungszeitraum und Abrechnungsobjekt
2. Aufschlüsselung der Gesamtkosten
3. Umlageschlüssel (z. B. nach Fläche oder Personen)
4. Verbrauchsanteil bei Heizung und Wasser
5. Gegenüberstellung mit Vorauszahlungen
6. Endbetrag (Guthaben oder Nachzahlung)

Eine Zwischenablesung bei Auszug sorgt für dabei für eine faire Abrechnung zwischen Ein- und Auszug.

So erkennen Sie Fehler und nehmen Einfluss

Zu empfehlen ist die folgende Vorgehensweise:

• Vollständige, nachvollziehbare Positionen verlangen
• Mieter dürfen Einsicht in Belege und Rechnungen fordern
• Bei Zweifeln: schriftlich um Erklärung bitten oder Widerspruch einlegen
• Widerspruch innerhalb von 12 Monaten, idealerweise schriftlich (bis zur Klärung sollten Sie aber vorsichtshalber unter Vorbehalt zahlen)

Fehlerhafte Abrechnungen können insgesamt oder teilweise zurückgewiesen werden. Eine nachlässige oder unverständliche Abrechnung belastet nicht Sie als Mieter.

Wie Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen – kompakt

Als Vermieter sollten Sie jährlich folgende Schritte ausführen:

1. Alle umlagefähigen Kosten erfassen
2. Verteilung der Kosten nach Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl berechnen
3. Gesamtkosten und Vorauszahlungen gegenüberstellen
4. Abrechnungsdokument erstellen mit allen Pflichtangaben
5. Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten zustellen

So vermeiden Sie Rückfragen und Fehler und sorgen für Klarheit beim Mieter.

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Veröffentlicht am 16. Juni 2025